Loading...
Eftir EasyHours | 5. apríl 2025
Hagnýt leiðarvísir um nýjar kröfur um vinnustundaskráningu fyrir íslensk fyrirtæki
Merki: vinnustundaskráning, lagakröfur, smf, tímaskráning
Þann 1. júlí 2024 tók nýtt lög gildi sem krefst vinnustundaskráningar fyrir alla starfsmenn á Íslandi. Sérstaklega fyrir lítil og meðalstór fyrirtæki getur það virst yfirþyrmandi að þurfa skyndilega að skrá vinnustundir daglega. Hvað fela nýju tímaskráningarkröfurnar í sér og hvernig kemst maður af stað?
Bara rólegur – í þessari bloggfærslu svörum við algengustu spurningunum um skráningu vinnustunda á skýru og tryggjandi máli án lagalegs eða tæknilegrar hrognamáls.
Við förum yfir efni eins og: Hver á að skrá tíma? Hvernig á að skrá vinnustundir? Hvað með heimavinnuna? Hvað er sjálfskipuleggjandi? Hvernig á að geyma gögn? og Hvaða kerfi má nota? Að lokum færðu líka ábendingu um einfalda lausn sem tryggir að fyrirtækið þitt uppfylli allar vinnustundareglur án vandræða.
Í stuttu máli: Allir vinnuveitendur og starfsmenn eru undir kröfunni um vinnustundaskráningu. Hvort sem fyrirtækið þitt er stórt eða lítið, og hvort sem starfsmennirnir eru í fullu starfi, hlutastarfi, í sveigjanlegum störfum eða tímakaupsmenn, þá þarf að skrá vinnustundir þeirra daglega. Jafnvel starfsmaður sem vinnur aðeins nokkrar stundir í viku þarf að skrá tímann sinn.
Það eru aðeins fáar mögulegar undantekningar. Æðstu stjórnendur (t.d. framkvæmdastjóri sem löglega er ekki talinn "launþegi") geta fallið utan kröfunnar. Að auki er til hugtak um "sjálfskipulagshæfa" – starfsmenn í sérstökum stöðum með mikla sjálfstæði. Þessir geta verið undanþegnir skráningu, en það krefst sérstaks samnings (sjá meira um sjálfskipulagshæfa lengra niður). Fyrir langflest fyrirtæki mun þetta þó ekki eiga við, svo reiknaðu með því að allir starfsmenn þurfi að skrá vinnutíma sinn.
Nýja lögin krefjast þess að þið skráið heildarvinnutíma hvers starfsmanns fyrir hvern dag. Það þýðir fjölda klukkustunda sem einstaklingurinn hefur unnið á tilteknum degi. Þið þurfið ekki að skrá nákvæmlega hvenær á deginum vinna var unnin (mætingartími og brottfarartími eru ekki nauðsynlegir) – bara hversu margar klukkustundir voru unnar samtals þann dag. Ef starfsmaður vinnur t.d. 7 klukkustundir á skrifstofunni og síðar 1 klukkustund heima um kvöldið, á að skrá daginn sem 8 klukkustundir samtals.
Hver framkvæmir skráninguna og hversu oft? Það venjulegasta er að starfsmaðurinn skrái sjálfur klukkustundirnar sínar, t.d. í gegnum tímaskráningarkerfi eða tímaskema. Lögin segja ekkert um hversu oft þetta á að gerast – það getur verið daglega, vikulega eða eftir hvert lokið verkefni, allt eftir því hvað hentar í fyrirtækinu ykkar. Það mikilvæga er að skráningarnar séu áreiðanlegar. Mælt er með því að halda tímanum reglulega (helst daglega eða nálægt því), á meðan það er enn ferskt í minningunni, svo þið forðist villur. Sem vinnuveitandi getur verið góð hugmynd að búa til einfaldar innri leiðbeiningar um hvernig og hvenær starfsmenn eiga að skrá vinnutíma sinn, svo allir geri það rétt og stöðugt.
Hvað á að skrá sem vinnutíma? Það er aðeins raunverulegur vinnutími sem á að skrá. Hlé sem eru ólaun (þ.e. þar sem starfsmaðurinn fær ekki laun og stendur ekki til boða fyrir vinnu) eiga ekki að teljast með. Aftur á móti á að skrá alla vinnutíma – jafnvel þótt þeir séu kannski yfirvinnutími án aukagreiðslu eða vinna sem unnin er á óvenjulegum tímum. Laun eða greiðslumáti skiptir ekki máli fyrir skráninguna – það sem skiptir máli er hvort tíminn er notaður í vinnu.
Gildir krafan einnig um heimavinnu? Já – heimavinna á að skrá á sama hátt og vinnu á vinnustað. Ef starfsmaður vinnur frá heimaskrifstofunni einn dag eða tekur nokkrar klukkustundir aukalega á kvöldin heima, á að bæta þeim klukkustundum við heildarvinnutíma viðkomandi dags. Nýja lögin gera ekki greinarmun á því hvar vinnan er unnin; það mikilvæga er að allir vinnutímar dagsins komi með í skráninguna.
Það er vert að taka fram að reglur um hvíldartíma eru nokkuð sveigjanlegar við einstaka heimavinnu. Venjulega segja 11 klukkustunda reglurnar að starfsmaður eigi að hafa 11 samfelldar klukkustundir hvíldar innan hvers 24 klukkustunda tímabils. Ef starfsmaður vinnur sjálfviljugur smá heima á kvöldin (umfram venjulegan vinnutíma), teljast þær klukkustundir auðvitað sem vinna, en það er ekki talið brot á hvíldartímareglum – að því tilskildu að það sé einstaka og skipulagt af starfsmanninum sjálfum. Með öðrum orðum þurfið þið ekki að hafa áhyggjur af því að brjóta hvíldartímalögin ef starfsmaður velur stundum að vinna lengur heiman frá. Ef heimavinna er hins vegar fastur eða verulegur hluti af starfinu gilda venjulegar hvíldartímareglur eins og venjulega. Hvað sem því líður á að skrá allan vinnutíma, óháð því hvort hann fer fram á skrifstofunni, á vettvangi eða heima.
"Sjálfskipuleggjandi starfsmaður" er hugtak úr vinnutímareglum sem nær til ákveðinna starfsmanna í stöðum með mjög mikið frelsi til að skipuleggja eigin vinnu. Starfsmaður telst vera sjálfskipuleggjandi ef viðkomandi getur annaðhvort sjálfur ákveðið að fullu hvenær vinna er unnin, eða ef vinnutímann er alls ekki hægt að mæla eða ákveða fyrirfram vegna eðlis starfsins. Venjulega á þetta við um mjög fáa einstaklinga, t.d. suma æðstu stjórnendur eða sérfræðinga sem hafa ekki fasta rútínu eða mætingartíma og ráðstafa í raun sjálfir tíma sínum.
Til þess að starfsmaður geti raunverulega verið undanþeginn sem sjálfskipuleggjandi starfsmaður þarf að semja um það og það þarf að koma skýrt fram í ráðningarsamningi. Ef einstaklingur er flokkaður sem sjálfskipuleggjandi starfsmaður þýðir það að viðkomandi getur verið undanþeginn kröfunni um tímaskráningu (og þeir eru venjulega einnig undanþegnir ákveðnum hlutum hvíldartímareglna og 48 klukkustunda takmörkunum). Mikilvægt: Sjálfskipuleggjandi starfsmenn eru undantekningin sem staðfestir regluna. Langflestir starfsmenn eru ekki sjálfskipuleggjandi starfsmenn. Með öðrum orðum ættuð þið aðeins að nota þessa undanþágu í mjög sérstökum tilfellum. Ef þið eruð í vafa um hvort ákveðin staða geti talist sjálfskipuleggjandi þarf að gera sérstakt mat - og eins og nefnt er krefst það skriflegs samnings. Fyrir flest fyrirtæki þurfa allir starfsmenn að skrá vinnutíma með venjulegum hætti.
Hversu lengi og hvernig eigum við að geyma skráningarnar? Þið þurfið að geyma skjölin fyrir skráðan vinnutíma í að minnsta kosti 5 ár. Þessi krafa þýðir að daglegu tímaskýrslurnar eða gögn í kerfinu ykkar þurfa að vera aðgengileg jafnvel mörgum árum síðar. Að auki þarf starfsmaðurinn að hafa aðgang að eigin skráðum gögnum. Bæði núverandi og fyrrverandi starfsmenn eiga rétt á að fá upplýsingar um hversu mikið þeir unnu á tilteknu tímabili, jafnvel allt að fimm árum aftur í tímann.
Fyrir hagnýta meðhöndlun þýðir þetta að tímaskráningargögn ykkar þurfa að vera geymd á öruggan og skipulegan hátt. Notið kerfi eða aðferð þar sem ekki er hægt að breyta gögnum í laumi eða tapa þeim. Þið ættið einnig að tryggja að þið getið afhent eða sýnt starfsmanni allar skráningar hans síðustu 5 ár ef viðkomandi biður um það. Ef kerfið er mjög erfitt að draga gögn úr getur það verið vandamál – aðgangur starfsmanns að upplýsingum þarf að vera "aðgengilegur" í reynd.
Munið einnig að meðhöndla skráningarnar sem trúnaðarmál þar sem þær geta innihaldið persónuupplýsingar um vinnutíma starfsmanna og hugsanlega fjarvistir. Fylgið gjarna almennum leiðbeiningum um persónuupplýsingar/GDPR, t.d. tryggið að aðeins viðeigandi einstaklingar hafi aðgang að gögnum og eyðið upplýsingum þegar geymslufresti lýkur. En sem útgangspunktur: hafið lausn sem geymir sjálfkrafa allar vinnutímaskráningar í að minnsta kosti fimm ár og gerir það mögulegt að finna þær aftur fyrir hvern starfsmann eftir þörfum.
Þurfum við að fjárfesta í dýru stafrænu kerfi? Ekki endilega – lögin veita ykkur aðferðafrelsi til að velja tímaskráningarkerfi svo lengi sem það uppfyllir kröfur um að vera "hlutlægt, áreiðanlegt og aðgengilegt." Það þýðir að kerfið þarf að geta mælt heildar daglegan vinnutíma nákvæmlega (hlutlægt), maður þarf að geta treyst á gögnin (áreiðanlegt), og bæði vinnuveitandi og starfsmaður þurfa að geta fengið aðgang að upplýsingum (aðgengilegt).
Í reynd er hægt að framkvæma tímaskráningu á marga vegu. Það getur verið mjög einfalt, t.d. blað eða töflureikni þar sem starfsmaðurinn skrifar niður tíma sína. Það getur líka verið rafrænt stimpilklukka, verkefnastjórnunartæki með tímaskráningu eða sérhæft tímaskráningarforrit. Það er ekki krafa um að það þurfi að vera stafrænt – líkamleg minnisbók eða tölvupóstur með tímum dagsins getur í grundvallaratriðum gert það. En í raun og veru mun stafræn lausn oft vera mikill kostur. Stafræn kerfi geta sjálfkrafa tryggt að gögn séu geymd á öruggan hátt í 5+ ár, þau geta verndað gegn villum og svikum (t.d. með því að læsa fyrri skráningum), og þau gera það auðveldara að veita starfsmönnum innsýn í eigin tíma.
Hvað sem þið veljið, þá gakkið úr skugga um að kerfið passi við daglegt líf ykkar. Ef þið hafið fáa starfsmenn og einfalda starfsemi, þá getið þið kannski komist af með einfalt skema. Ef þið hafið marga starfsmenn eða breytilega vinnutíma, þá getur stafrænt tímaskráningarkerfi sparað ykkur mikinn tíma og fyrirhöfn. Íhugið einnig samþættingu við launakerfi eða vaktaáætlanir ef það á við – sum kerfi geta skráð vinnutíma sjálfkrafa út frá t.d. innskráningum eða aðgangskortum, en það er ekki krafa.
Ábending: Það mikilvægasta er að lausn ykkar uppfylli lagakröfur. Þið getið lesið meira um kosti og galla mismunandi aðferða í grein okkar um kosti stafrænnar tímaskráningar. Ef þið þurfið hjálp til að byrja, þá getið þið einnig fylgt leiðbeiningum með 5 skrefum til að innleiða vinnutímaskráningu í fyrirtækinu.
Að þurfa að innleiða vinnutímaskráningu þarf ekki að vera erfitt. EasyHours er gott dæmi um lausn sem gerir það auðvelt að fara eftir öllum lagakröfum. Með EasyHours geta starfsmenn skráð vinnutíma sinn hratt (einnig í gegnum síma), og kerfið sér sjálfkrafa um að öll gögn séu geymd örugglega í 5 ár. Á sama tíma hafa bæði stjórnendur og starfsmenn alltaf aðgang að nauðsynlegum upplýsingum. EasyHours er hannað sérstaklega til að vera einfalt, áreiðanlegt og fullkomlega löglegt, svo þið getið einbeitt ykkur að viðskiptum ykkar í stað stjórnsýslu.
Gætirðu hugsað þér að prófa þetta í fyrirtækinu þínu? Farðu á EasyHours til að lesa meira og byrjaðu með ókeypis prufutímabil. Láttu EasyHours hjálpa ykkur að gera vinnutímaskráningu auðvelda, skilvirka og í samræmi við reglur – þá eruð þið á undan nýju kröfunum án óþarfa aukavinnu. ✅