Loading...
Eftir EasyHours | 3. apríl 2025
Leiðbeiningar um kosti stafrænnar tímaskráningar
Merki: vinnustundaskráning, lagakröfur, ESB-reglur, vinnutími, hvíldartími, tímaskráning, íslensk löggjöf
Lítil og meðalstór fyrirtæki á Íslandi standa frammi fyrir nýrri kröfu: Vinnutími allra starfsmanna skal skráður daglega frá 1. júlí 2024. Mörg íhuga því hvernig þau geti best uppfyllt lagakröfuna – eigi að nota pappírseyðublöð, fylla út Excel tímaskrá, eða fjárfesta í stafrænu kerfi? Í þessari færslu skoðum við nánar hvers vegna stafræn skráning vinnutíma er oft besta lausnin. Við útskýrum með rólegum og skýrum hætti kosti stafrænna lausna fram yfir hefðbundnar aðferðir eins og Excel og pappír, og gefum ykkur innsýn í notendavænleika, villuáhættu, uppfyllingu lagakrafna, gagnageymslu og skilvirkni. Eins og þú hefur kannski lesið í okkar kynningarfærslu, er vinnustundaskráning orðin lagakrafa, og hér leiðbeinum við þér til gáfustu leiðarinnar til að takast á við það.
Mörg smærri fyrirtæki byrja með einfalda Excel tímaskrá eða jafnvel pappírsblöð til að skrá vinnutíma. Það virðist í fyrstu auðvelt og ódýrt – allir þekkja Excel og pappírsblað kostar ekkert. En fljótt koma upp ýmsar áskoranir:
Handvirk innsláttur og villur: Með pappír og Excel er allt háð mannlegum innslátti. Auðvelt er að gleyma að fá allar stundir með, slá inn rangt eða misskilja krúðuð handskrifuð minnisblöð. Ein villa getur þýtt rangar klukkustundir, sem getur skapað vonbrigði fyrir bæði starfsmann og stjórnendur.
Tímafrek stjórnun: Þegar þið notið pappírseyðublöð eða Excel-skjöl þurfið þið að safna saman og athuga vinnuskýrslurnar handvirkt. Upptekinn bókari eða stjórnandi þarf kannski að minna starfsmenn á vantar skráningar og eyða síðan tíma í að taka saman gögn. Þetta er ekki bara tímafrekt – það er líka leiðinlegt rútínuverk sem tekur fókusinn frá mikilvægari verkefnum.
Skortur á yfirsýn og skjölun: Pappírsbunkar geta týnst eða skemmst, og Excel-skrár geta verið yfirskrifaðar eða gleymdar í tölvupóstinnhólfinu. Ef þið þurfið skyndilega að leggja fram skjöl um vinnutíma starfsmanna (t.d. við endurskoðun eða fyrirspurn frá yfirvöldum) getur verið erfitt að draga allar upplýsingar fram hratt. Pappír og einföld töflureikniforrit gefa heldur ekki auðvelda yfirsýn yfir mynstur í vinnutíma eða brot á vinnutímareglum – slíkt þarf að reikna handvirkt.
Öryggi og trúnaður: Með pappír og Excel eru gögn ekki sérstaklega vernduð. Líkamlegar vinnuskýrslur geta horfið og Excel-skjal sem er deilt í tölvupósti getur lent hjá röngum viðtakendum. Að auki getur verið erfitt að stjórna því hverjir hafa aðgang að eða geta breytt Excel-skjali, sem getur haft áhrif á gagnaheilleika. Í stuttu máli eru hefðbundnar aðferðir viðkvæmar þegar kemur að öruggri geymslu gagna ykkar.
Auðvitað er pappír og Excel betra en engin skráning. En þessar aðferðir standast ekki nútíma kröfur um skilvirkni og áreiðanleika. Eftir því sem fyrirtækið vex – eða bara til að uppfylla nýju reglurnar – munuð þið upplifa að handvirk tímaskráning verður hindrun í daglegu lífi.
Stafræn tímaskráningarlausn (t.d. notendavæn tímaskráningarforrit) útilokar mörg þeirra vandamála sem pappír og Excel valda. Hér eru nokkrir af helstu kostum þess að fara í stafræna átt:
Mikil notendavænleiki: Stafræn kerfi eru hönnuð til að gera það eins auðvelt og mögulegt er fyrir starfsmenn að skrá tíma sinn. Venjulega er hægt að skrá tíma í gegnum forrit í símanum eða vefgátt – hratt og án vandræða. Þetta þýðir að allir geta gert þetta á ferðinni, hvort sem þeir eru á vettvangi, á skrifstofunni eða vinna heima. Þegar tímaskráning er auðveld í notkun eru meiri líkur á að hún sé raunverulega gerð rétt og á hverjum degi.
Sjálfvirk skráning og færri villur: Gott stafrænt kerfi skráir vinnutíma hlutlægt og nákvæmlega. Sumar lausnir bjóða t.d. upp á byrjunar-/lokatíma, sjálfvirkni í kringum hlé eða jafnvel landfræðilega byggða innstimplun og útstimplun. Vegna þess að útreikningar fara fram sjálfkrafa í kerfinu forðist þið innsláttarvillur og gleymda tíma – kerfið getur jafnvel sent áminningar ef starfsmaður vantar að tilkynna tíma sinn fyrir daginn.
Fylgni við lagakröfur án vandræða: Stafrænar lausnir hjálpa ykkur að skrá daglegan vinnutíma fyrir hvern starfsmann, þannig að þið uppfyllið sjálfkrafa lagakröfur. Gögn eru hlutlæg og áreiðanleg, þannig að þið getið uppfyllt kröfuna um "hlutlægt, áreiðanlegt og aðgengilegt" kerfi. Starfsmenn geta yfirleitt sjálfir séð skráðan tíma sinn, sem uppfyllir kröfuna um aðgengi og veitir gagnsæi. Ef yfirvöld eða endurskoðun ykkar spyrja um vinnutíma getið þið með nokkrum smellum dregið skýrslu beint úr kerfinu í stað þess að safna saman fylgiskjölum handvirkt.
Örugg gagnageymsla: Með stafrænni lausn eru allar skráningar geymdar örugglega í skýinu eða á vernduðum netþjóni. Þið sleppið við pappíra sem geta týnst og skrár sem geta spillst. Flest fagleg kerfi taka reglulega öryggisafrit af gögnum þannig að ekkert tapast. Jafnframt er hægt að stjórna aðgangi fyrir hvern notanda þannig að aðeins viðeigandi einstaklingar geta séð eða breytt tímagögnum. Þetta gefur ykkur hugarró að gögn ykkar um vinnutíma séu örugglega geymd.
Skilvirkni og yfirsýn: Þegar tímaskráning fer fram stafrænt sparið þið tíma í stjórnsýslu. Þið þurfið ekki lengur að slá inn gögn úr pappír í tölvu eða safna saman tímaseðlum – allt er safnað saman á einum stað. Þið fáið sjálfkrafa yfirsýn yfir vinnutíma starfsmanna viku fyrir viku og mánuð fyrir mánuð. Mörg stafræn kerfi gefa möguleika á að búa til skýrslur og tölfræði með einum smelli þannig að þið getið auðveldlega séð t.d. yfirvinnu, sveigjanleika eða hvort einhver nálgast hámarkið fyrir leyfilegan vinnutíma. Þetta gerir það einnig auðveldara að sjá um laun og reikninga þar sem tímarnir eru rétt taldir og á réttum tíma.
Í stuttu máli fáið þið með stafrænu kerfi lausn sem er einföld, örugg og skilvirk – til hagsbóta fyrir bæði starfsmenn og stjórnendur. Þið nýtið tæknina til að sleppa við leiðinleg verkefni og lágmarka hættuna á villum. Þegar þið hafið valið lausn getið þið einnig íhugað að nota nútímalegar leiðir til tímaskráningar sem gera ferlið enn sjálfvirkara. Ef þið viljið vita meira um hvernig þið komist vel af stað höfum við einnig búið til leiðbeiningar með 5 skrefin til að innleiða tímaskráningu í fyrirtækinu.
Við skulum draga saman muninn á þessum þremur aðferðum á mikilvægustu þáttunum:
Notendavænleiki: Pappírsskjöl krefjast þess að starfsmaðurinn muni að fylla út vinnuskýrslur í höndunum og skila þeim inn – þetta er tímafrekt og ekki sérstaklega leiðandi. Excel-skjöl eru aðeins betri þar sem hægt er að fylla þau út á tölvu, en þau eru samt háð því að maður opni skrána og slái allt inn handvirkt. Stafræn lausn (t.d. tímaskráningarforrit) er hins vegar notendavænust: starfsmenn geta skráð tíma jafnóðum í gegnum símann eða tölvuna, oft með fáum smellum og jafnvel sjálfvirkni, sem gerir það auðvelt að fá alla með.
Villuhætta: Með pappír og blýanti geta tölur auðveldlega verið ranglesnir eða rangt samanteknar, og í Excel getur ein röng formúla eða innsláttarvilla skapað ónákvæm gögn. Það er engin innbyggð eftirlit, svo mannleg villa getur staðið óséð. Stafræn kerfi draga úr villum verulega með því að gera útreikninga sjálfvirka og staðfesta inntak (t.d. forðast ómögulega tíma). Kerfið getur varað ef eitthvað vantar eða lítur rangt út, svo villur eru gripnar og leiðréttar strax.
Fylgni við lagakröfur: Nýja lagakrafan krefst áreiðanlegrar skráningar á vinnutíma. Pappír og Excel uppfylla í grundvallaratriðum kröfuna um að skrá tíma, en þau gera það erfiðara að tryggja stöðuga og trúverðuga skráningu á hverjum degi. Að auki getur verið erfitt að veita hverjum starfsmanni greiðan aðgang að sínum eigin skráningum með þessum aðferðum. Stafrænt kerfi er byggt til að uppfylla kröfur laganna: hver skráning er tímastimpluð hlutlægt, ekki er hægt að breyta gögnum bara án þess að skilja eftir spor, og starfsmenn geta skráð sig inn og séð sinn eigin tíma. Þið standið því miklu sterkari hvað varðar skjölun og eftirlit.
Gagnageymsla og öryggi: Pappír þarf að geyma líkamlega (með hættu á eldi, vatnsskemmdum eða óreiðu í skjalasöfnum), og Excel-skrár þurfið þið sjálf að sjá um að geyma örugglega (munið öryggisafrit!). Hvorugt þessara er sérstaklega öruggt til lengri tíma. Stafrænar lausnir geyma allt miðlægt og dulkóðað. Þið hafið alltaf öruggt afrit af sögunni og þurfið ekki að hafa áhyggjur af því hvort mappa hverfur af hillunni eða skrá týnist á tölvunni. Gögn eru yfirleitt betur vernduð gegn bæði slysum og óheimilum aðgangi í fagkerfi.
Skilvirkni í daglegu lífi: Með handvirkum lausnum sóið þið tíma í að safna saman, slá inn og eftirfara. Excel getur hjálpað aðeins með sjálfvirkri samlagningu talna, en krefst samt mikilla handvirkra skrefa og samhæfingar. Stafrænt tímaskráningarkerfi sparar ykkur alla þá óþarfa stjórnsýslu. Yfirmaður eða mannauður getur dregið út þær upplýsingar sem þeir þurfa, þegar þeir þurfa þær, án þess að þurfa fyrst að safna saman brotunum. Það losar um tíma sem þið getið notað í verðmætaskapandi vinnu í fyrirtækinu.
Eins og sést vinnur stafræna lausnin á öllum vígstöðvum þegar kemur að tímaskráningu. Fyrir starfsmenn verður skráningin auðveldari og einfaldari, og fyrir fyrirtækið verða gögnin áreiðanlegri og aðgengilegri.
Pappír og Excel geta líklega leyst verkefnið í sinni einföldustu mynd, en þau geta ekki keppt við stafrænt kerfi þegar kröfur um nákvæmni, öryggi og skilvirkni eru teknar til greina. Með stafrænni lausn fáið þið framtíðarörugga leið til að meðhöndla vinnuíðaskráningu sem bæði sparar tíma og gefur ykkur hugarró.
Eruð þið tilbúin að prófa stafræna tímaskráningu í reynd? Þið getið búið til aðgang ókeypis á EasyHours.is og séð hversu einfalt það er að byrja. EasyHours er einfalt stafrænt kerfi fyrir vinnustundaskráningu sem er sérhannaður fyrir smærri fyrirtæki. Prófið EasyHours ókeypis í 30 daga og upplifið kosti nútímalegrar lausnar – starfsmenn ykkar (og framtíðar-þið) munu þakka ykkur fyrir það.