Loading...
Eftir EasyHours | 3. apríl 2025
Auðskiljanlegt leiðbeiningar um nýju lagakröfur um vinnutímaskráningu fyrir íslensk fyrirtæki
Merki: vinnutímaskráning, lagakröfur, ESB-reglur, vinnutími, hvíldartími, tímaskráning, íslensk löggjöf
Þann 1. júlí 2024 tók nýtt lög gildi sem krefst þess að allir íslenskir vinnuveitendur skrái vinnutíma starfsmanna sinna. Þessi lög eru afleiðing af vinnutímatilskipun ESB og mikilvægum dómi frá Evrópudómstólnum, sem hefur það að markmiði að vernda starfsmenn og tryggja að farið sé að reglum um vinnutíma og hvíldartíma.
Í þessari færslu förum við yfir allt sem þú sem vinnuveitandi þarft að vita um nýju lögin - frá bakgrunni og tilgangi til praktískra krafna og innleiðingar. Við gefum þér einnig raunhæf ráð um hvernig þú getur auðveldlega farið að lögunum án óþarfa stjórnsýsluvanda.
Hvort sem þú rekur lítið fyrirtæki eða stærri stofnun, mun þessi leiðbeiningar hjálpa þér að skilja skuldbindingar þínar og komast vel af stað með vinnutímaskráningu.
Frá 1. júlí 2024 varð það lögboðið fyrir alla íslenska vinnuveitendur að skrá vinnutíma starfsmanna. Þessi nýja lögboðna skráning vinnutíma stafar af ESB-reglum og hefur það að markmiði að tryggja að farið sé að vinnutímareglum ESB. Í þessari bloggfærslu gefum við auðskiljanlega kynningu á nýju kröfunum um vinnutímaskráningu. Sjáðu einnig okkar heildarhandbók um lagakröfur um tímaskráningu. Við útskýrum bakgrunninn (ESB-dóminn og vinnutímatilskipunin), förum yfir hverjir lögin gilda um, hvað vinnuveitendur þurfa nákvæmlega að gera, og hvaða afleiðingar geta verið við að fara ekki að lögunum. Færslan er skrifuð á skýru og vingjarnlegu máli, svo þú sem fyrirtækjaleiðtogi án lagalegrar reynslu getir auðveldlega skilið hvað þarf að gera – og hvernig þú kemst vel af stað.
Bakgrunnur nýju laganna er mikilvægur ESB-dómur og vinnutímatilskipun ESB. Í maí 2019 úrskurðaði Evrópudómstóllinn að öll aðildarlönd skuli tryggja að vinnuveitendur innleiði kerfi til að skrá daglegan vinnutíma starfsmanna. Þessi ákvörðun kom vegna þess að vinnutímatilskipun ESB setur skýrar ESB vinnutímareglur um hámarks vinnutíma og hvíldartíma – en án skráningar var erfitt að framfylgja þessum reglum. Til að vernda starfsmenn gegn yfirvinnuálagi og tryggja velferð þeirra varð Danmörk því að innleiða almenna kröfu um tímaskráningu.
Hvað fela ESB vinnutímareglurnar í sér? Vinnutímatilskipunin inniheldur m.a. þessar miðlægu reglur:
Að auki gera ESB-reglurnar kröfur um hlé (t.d. viðeigandi hlé ef maður vinnur meira en 6 klukkustundir í röð). Allt þetta á að tryggja að starfsmenn verði ekki ofhlaðnir. Með nýju lögunum geta yfirvöld nú krafist gagna um að þessum reglum sé fylgt – og það er þar sem krafa um vinnutímaskráningu kemur inn í myndina. Skráningarkrafan á að veita gögn um hugsanleg brot á reglum um vinnutíma og hvíldartíma, svo hægt sé að uppgötva og koma í veg fyrir vandamál snemma.
Í stuttu máli gilda lögin fyrir alla vinnuveitendur á Íslandi – óháð atvinnugrein, stærð eða hvort þið skráið venjulega tíma eða ekki. Frá 1. júlí 2024 skulu allir starfsmenn (launþegar) láta skrá vinnutíma sinn. Það þýðir að jafnvel lítil og meðalstór fyrirtæki þurfa nú að innleiða einhvers konar tímaskráningu ef þau hafa það ekki þegar.
Eru einhverjar undantekningar? Já, það er ein þröng undantekning: svokallaðir "sjálfskipuleggjendur". Þetta eru starfsmenn í æðri stöðum sem ákveða sjálfir vinnutíma sinn og hafa mjög mikið sjálfstæði í starfi. Venjulega eru þetta æðstu stjórnendur eða sérfræðingar þar sem vinnutíma er ekki hægt að mæla eða ákveða fyrirfram. Aðeins ef starfsmaður uppfyllir skilyrði til að vera sjálfskipuleggjandi getur hann verið undanþeginn kröfunni um tímaskráningu. Það þarf þá að koma skýrt fram í ráðningarsamningi að starfsmaðurinn sé sjálfskipuleggjandi. Hjá flestum fyrirtækjum mun þetta aðeins ná til mjög fárra (ef einhverra) starfsmanna – fyrir langflesta starfsmenn eru engar undantekningar og vinnutíma þarf að skrá að jafnaði.
Hvað felur krafan í sér í reynd? Sem vinnuveitandi berð þú ábyrgð á að innleiða kerfi sem skráir heildar daglegan vinnutíma hvers starfsmanns á hlutlægan, áreiðanlegan og aðgengilegan hátt. Við skulum skipta þessu niður í áþreifanlega punkta:
Veldu tímaskráningarkerfi: Það er aðferðafrelsi. Þú getur notað allt frá einföldum tímaseðli eða Excel-skjali til stafrænnar tímaskráningarforrit – svo lengi sem kerfið uppfyllir lagakröfur um að vera hlutlægt, áreiðanlegt og aðgengilegt. Með hlutlægu er átt við að skráningin skuli vera hlutlaus og rétt; áreiðanlegt þýðir að ekki sé auðvelt að breyta eða eyða gögnum; aðgengilegt þýðir að bæði vinnuveitandi og starfsmaður skuli auðveldlega geta fengið aðgang að skráningunum. Með öðrum orðum: veldu kerfi sem hentar ykkur, en gakktu úr skugga um að það skrái tímana nákvæmlega og að þið getið sannað það ef þess er krafist.
Skráðu daglegan vinnutíma: Lögin krefjast þess að vinnutími hvers starfsmanns sé skráður á hverjum degi – það er að segja fjöldi klukkustunda sem unnið er á dag. Það er ekki nauðsynlegt að skrá nákvæmlega mætingartíma og brottfarartíma, nema þið viljið það sjálf. Þið þurfið bara að tryggja að heildarvinnutímar dagsins séu skráðir. Ef starfsmenn ykkar eru með fastan vinnutíma eða vaktaáætlun, getið þið með góðum árangri skráð frávik í stað þess að slá inn það sama á hverjum degi. Til dæmis: ef starfsmaður vinnur venjulega 7,5 klukkustundir, en einn dag vinnur 8,5 klukkustundir, má nægja að skrá auka klukkustundina þann dag. Þessi sveigjanleiki er leyfður og getur dregið úr stjórnsýsluvanda, svo framarlega sem lokaniðurstaðan – rétt dagleg klukkustundafjöldi – er skráð.
Taktu starfsmenn með: Að jafnaði er það praktískt að starfsmenn tilkynni sjálfir klukkustundir sínar í valda kerfinu (t.d. í gegnum app eða með því að fylla út tímaskýrslu). Þú ættir að upplýsa alla starfsmenn um hvernig og hvenær þeir eiga að skrá vinnutíma sinn. Það getur verið góð hugmynd að búa til stutta leiðbeiningar eða stefnu fyrir vinnutímaskráningu í fyrirtækinu, sem lýsir: hvað á að skrá (t.d. venjulegur vinnutími, yfirvinnutími, hlé), hvenær á að skrá það (helst reglulega eða daglega), og hver afleiðingin er ef maður gleymir því. Slík stefna um vinnutímaskráningu er ekki beint krafist af lögum, en hún hjálpar til við að tryggja sameiginlegan skilning og samræmi. (Ábending: Sjáðu innri leiðbeiningar okkar Hvernig á að byrja auðveldlega fyrir skref-fyrir-skref ráðgjöf um að innleiða tímaskráningu í fyrirtækinu ykkar.)
Fylgdu eftir og eftirlittu: Þar sem það er á endanum á ábyrgð vinnuveitanda að vinnustundir séu skráðar rétt, þurfið þið innbyrðis að fylgja eftir því að kerfið sé raunverulega notað. Gætið þess að minna á starfsmenn sem ekki skila inn stundum sínum og athugið reglulega að skráðar upplýsingar virðist réttar og stemmi nokkuð við vinnustundasamninga. Ef eitthvað lítur rangt út (t.d. starfsmaður sem gleymir stöðugt að skrá eða hefur ótrúlega fáar stundir skráðar), ættið þið að ræða það. Hafið hugsanlega ferli fyrir samþykki skráðra stunda þannig að bæði starfsmaður og yfirmaður séu sammála um tímaskráninguna.
Geymdu gögn í 5 ár: Lögin krefjast þess að þið geymið skráningarnar í að minnsta kosti 5 ár. Þetta tengist því að geta þurft að sýna fram á að 48 stunda reglunni sé fylgt yfir lengri tíma. Gætið því þess að tímaskráningarkerfið ykkar geti geymt gögn á öruggan hátt í að minnsta kosti fimm ár og að þið hafið stjórn á öryggi og friðhelgi (GDPR) þessara gagna. Starfsmenn þurfa einnig að hafa aðgang að eigin skráðum gögnum svo lengi sem þeir eru í starfi – það gefur gagnsæi og gerir þeim kleift að fylgjast með stundum sínum og til dæmis uppgötva ef eitthvað er ekki skráð rétt.
Undantekningar eru meðhöndlaðar rétt: Ef þið metið að einn eða fleiri starfsmenn í fyrirtækinu uppfylli skilyrði fyrir sjálfstjórnendum (sbr. kaflann Hverjir gilda lögin fyrir? hér að ofan), þurfið þið að gæta þess að skjalfesta þetta í ráðningarsamningi. Það mun venjulega krefjast viðauka við samninginn sem tilgreinir nákvæmlega að viðkomandi sé undanþeginn vinnustundaskráningu og reglum um t.d. hvíldartíma. Það er mikilvægt að nota þessa undantekningu aðeins þar sem hún á rétt á sér – þetta er mjög þröng undantekning og það þarf að geta útskýrt og réttlætt ef þið veljið að flokka einstakling sem sjálfstjórnanda.
(Ertu með fleiri spurningar? Sjáðu algengar spurningar okkar um vinnutímasskráningu þar sem við svörum dæmigerðum spurningum um nýju reglurnar.)
Þegar Ísland innleiðir kröfurnar má búast við svipuðum afleiðingum og í öðrum EES-ríkjum fyrir þá sem uppfylla ekki kröfurnar:
Sektir og fyrirmæli: Eftirlitsstofnanir munu líklega geta lagt á sektir fyrir brot á kröfum um vinnutímaskráningu. Í öðrum EES-ríkjum eru sektir oft á bilinu 5.000-50.000 evrur fyrir hvert brot. Vinnueftirlitið mun líklega hafa heimild til að gefa út fyrirmæli um úrbætur.
Bótakröfur starfsmanna: Án skráningar verður erfitt að sanna að farið hafi verið að reglum um vinnutíma og hvíldartíma. Starfsmenn gætu krafist bóta fyrir brot á réttindum sínum, sérstaklega ef þeir hafa unnið umfram leyfileg mörk eða ekki fengið lögboðna hvíld.
Orðsporsskaði: Fyrirtæki sem ekki uppfylla kröfur geta fengið neikvæða umfjöllun og skaðað orðspor sitt.
Samkeppnisókostur: Fyrirtæki sem ekki skrá vinnutíma kerfisbundið missa af kostum eins og betri yfirsýn og skilvirkari rekstri.
Niðurstaðan: Byrjaðu með vinnutímaskráningu núna, áður en það verður skylda. Þetta gefur þér forskot og tryggir að þú sért tilbúinn þegar kröfurnar taka gildi.
Þótt vinnutímaskráning sé ekki enn lögboðin á Íslandi eru mörg fyrirtæki þegar byrjuð. Kostir þess að byrja núna eru margir:
Rekstrarlegir kostir:
Undirbúningur fyrir framtíðina:
EasyHours.is er hannað fyrir íslensk fyrirtæki og uppfyllir allar væntanlegar EES-kröfur. Kerfið er einfalt í notkun, öruggt og aðgengilegt fyrir bæði stjórnendur og starfsmenn.
Byrjaðu með EasyHours í dag:
Farðu á EasyHours.is í dag og byrjaðu ferðalagið í átt að betri vinnutímastjórnun. Með því að byrja núna ertu ekki bara að undirbúa fyrirtækið fyrir væntanlegar kröfur, heldur einnig að bæta rekstur og starfsumhverfi strax.
Ekki bíða eftir að þetta verði skylda – byrjaðu núna og njóttu kostanna strax. Fáðu stjórn á vinnutímanum og láttu EasyHours hjálpa þér að byggja upp betra vinnuumhverfi!