Loading...
Eftir EasyHours | 3. apríl 2025
Auðskiljanlegt leiðbeiningar um hvernig þú getur byrjað með vinnutimaregistrering í fyrirtækinu þínu
Merki: vinnutimaregistrering, lagakröfur, ESB-reglur, vinnutími, hvíldartími, tímaregistrering, íslensk löggjöf
Frá 1. júlí 2024 tekur ný ESB-löggjöf gildi sem gerir kerfisbundna skráningu vinnutíma lögboðna fyrir alla vinnuveitendur. Þetta þýðir að öll fyrirtæki – stór sem smá – verða að skrá daglegan vinnutíma starfsmanna sinna. Ef þú rekur lítið eða meðalstórt fyrirtæki, hugsar þú kannski að þetta hljómi óyfirstíganlegt með auka stjórnsýslu. Bara rólegur – það þarf ekki að vera erfitt að byrja með vinnutimaregistrering. Í þessum leiðbeiningum útskýrum við hvers vegna það er mikilvægt að byrja núna og sýnum 5 einföld skref til að innleiða tímaregistrering í fyrirtækinu þínu án streitu eða lagalegs málfars.
Fyrir meiri bakgrunn um nýju reglurnar geturðu lesið kynningarfærslu okkar um lagakröfuna, og ef þú hefur spurningar finnurðu svör í FAQ-grein okkar. Hér einbeitum við okkur að praktískum skrefum sem gefa þér hugarró og tryggja að fyrirtækið þitt uppfylli fljótt lögboðnu vinnutimaregistreringuna.
Að komast fljótt af stað með vinnustundaskráningu er mikilvægt af ýmsum ástæðum. Í fyrsta lagi þarf fyrirtækið þitt samkvæmt lögum að hafa kerfi fyrir tímaskráningu tilbúið eigi síðar en 1. júlí 2024. Því fyrr sem þið byrjið, því meiri tíma hafið þið til að finna réttu lausnina og venjast nýju venjunum fyrir frestinn. Í öðru lagi forðist þið streitu og skelfingu upp að lokadegi – með því að vera í góðum tíma tryggið þið að allt virki og að þið fylgið reglunum, svo þið slippið við hugsanlegar sektir eða áminningu. Lestu meira um lagakröfur um tímaskráningu til að fá fulla yfirsýn.
Að auki gefur snemmbúinn byrjun ró og yfirsýn. Þið getið skref fyrir skref innleitt vinnustundaskráninguna og stillt á leiðinni, frekar en að kasta ykkur út í það á síðustu stundu. Að lokum getur góð lausn fyrir tímaskráningu einnig gefið jákvæðar hliðarvinningar: betri yfirsýn yfir vinnustundir, sanngjarnari verkefnaskiptingu og öryggi fyrir því að enginn vinni of mikið. Í stuttu máli – það getur í raun gagnast bæði fyrirtækinu og starfsmönnum.
Hér að neðan förum við yfir fimm áþreifanleg skref sem hjálpa ykkur fljótt og einfaldlega af stað með vinnustundaskráningu í reynd.
Fyrsta skrefið er að kynna þér nákvæmlega hvað nýju lögin krefjast. Í stuttu máli þýða lögin að dagleg vinnustundir allra starfsmanna skulu skráðar á áreiðanlegan og aðgengilegan hátt. Á hverjum degi skal því skrá hversu margar stundir (og mínútur) einstaklingurinn hefur unnið. Þú þarft ekki að skrá hvenær á deginum vinna var unnin, aðeins heildar daglega vinnustundafjöldann. Þetta eru mikilvægar upplýsingar þar sem það gerir verkefnið viðráðanlegra – hefur starfsmaður til dæmis unnið sínar venjulegu 7,5 stundir, þá er það það sem á að skrá.
Gakktu úr skugga um að kynna þér smáatriði lagakröfunnar: Hverjir í fyrirtækinu þínu eru undir þessu (venjulega allir starfsmenn, nema t.d. æðstu stjórnendur og sjálfstæðir eigendur), og hvort sérstaklar reglur séu til staðar sem þið þurfið að taka tillit til í þínum geira. Þú þarft ekki að verða lögfræðingur, heldur bara að fá yfirgripsmikið yfirlit. Kynningarfærsla okkar nær yfir helstu atriði laganna á einföldu máli ef þú vilt fá heildarmyndina. Með þessa þekkingu í farteskinu ertu tilbúinn fyrir næsta skref.
Nú þegar þú þekkir kröfurnar þarftu að velja hvernig þið ætlið að skrá vinnutíma. Lögin setja engar sérstakar kröfur um kerfið – það getur verið allt frá einföldu Excel-skjali eða minnisbók til stafrænnar tímaskráningarlausnar. Fyrir smærra fyrirtæki er þó kostur að velja einfalda, stafræna lausn. Stafrænt tól (t.d. app eða netkerfi) gerir tímaskráningu mjög auðvelda í daglegu lífi og lágmarkar hættuna á villum og gleymdri skráningu.
Íhugaðu hvað hentar ykkur best: Á það að vera alveg einfalt, eða viljið þið aukaeiginleika eins og skýrslur eða sjálfvirkar áminningar? Það mikilvægasta er að kerfið sé notendavænt fyrir þig og starfsmenn þína. Í reynd þýðir þetta að allir ættu auðveldlega að geta skráð tíma sinn – helst með fáum smellum. Sérhæfð tímaskráningarapp eins og t.d. EasyHours er þróuð sérstaklega til að gera tímaskráningu auðvelda og uppfylla lagakröfur án vandræða. Hvað sem þið veljið, hugsið til langs tíma: veljið kerfi sem þið getið líka notað eftir nokkur ár, svo þið þurfið ekki að skipta aftur. Munið líka að tryggja að kerfið geymi gögn á öruggan hátt (lagakrafan segir að skráningar skuli geymdar í nokkur ár), og að hver starfsmaður geti fengið aðgang að sínum eigin skráningum. Allt þetta sjá flest nútíma tímaskráningarkerfi sjálfkrafa um.
Þegar þið hafið valið ykkar lausn fyrir vinnustundaskráningu er næsta skref að búa til innri leiðbeiningar um hvernig þið notið hana. Þetta hljómar kannski formlegt, en það má halda þessu alveg einföldu. Hugmyndin er bara að tryggja að allir viti hvernig og hvenær þeir eiga að skrá vinnustundir sínar og hvað gerist ef maður gleymir því.
Byrjið á að ákveða hvernig þið skráið: Eiga starfsmenn að skrá nákvæmlega á hverjum degi eða safnið þið saman vikulega? (Mælt er með að gera þetta að minnsta kosti vikulega svo enginn þurfi að reyna að muna heilan mánuð af stundum úr minni). Ef þið hafið starfsmenn með fasta vinnutíma á hverjum degi getið þið íhugað að láta þá nægja að skrá frávik - það er að segja að venjulegur vinnudagur krefst ekki virkrar skráningar, en ef þeir fara til dæmis snemma eða vinna yfir þá skrá þeir þá breytingu. Þetta gerir það auðveldara fyrir alla aðila þar sem maður þarf ekki að skrá "sama tíma og alltaf" á hverjum degi.
Takið einnig fram hver ber ábyrgð á hverju: Á hver starfsmaður að tilkynna sínar eigin stundir (venjulega já), og er einhver einstaklingur - til dæmis stjórnandi eða yfirmaður - sem fylgist stöðugt með að skráningarnar séu til staðar? Íhugið hvernig þið viljið meðhöndla það ef einhver gleymir að skrá: kannski vingjarnleg áminning í byrjun frekar en strangar afleiðingar. Tilgangurinn er ekki að refsa heldur að koma öllum í góða rútínu. Gætið þess að skrifa þessar leiðbeiningar niður og deila þeim með teyminu (þetta getur verið stutt skjal eða tölvupóstur). Þá eru allir á sömu síðu og þið hafið jafnframt skjöl um að þið hafið gripið til nauðsynlegra aðgerða (sem er líka hluti af lagakröfunni).
Nú þegar kerfið og innri leiðbeiningarnar eru komnar á sinn stað þarf að fá starfsmenn með í lið. Það er afgerandi að fá þá vel með frá upphafi þar sem vinnustundaskráning er í raun eitthvað sem þeir þurfa sjálfir að gera í daglegu lífi. Skipuleggið stutta kynningu: útskýrið hvers vegna þið eruð að innleiða tímaskráningu (t.d. "Þetta er nú lagaleg krafa og á að tryggja gott vinnuumhverfi og réttar uppgjör á vinnutíma – ekki vegna þess að við viljum fylgjast með ykkur"). Það er mikilvægt að koma því á framfæri að tilgangurinn er jákvæður en ekki tjáning á vantrausti. Þegar starfsmenn skilja að tímaskráning gagnast þeim sjálfum (t.d. tryggir rétt laun fyrir yfirvinnu og fylgni við hvíldartímareglur) verða þeir hvattari.
Gefið hagnýta sýnikennslu á völdu kerfi: Sýnið hvernig á að skrá vinnutíma sinn skref fyrir skref. Þetta má gera á sameiginlegum fundi eða með lítilli leiðarvísi. Gakkið úr skugga um að allir fái tækifæri til að prófa kerfið – kannski gerið æfingu þar sem allir skrá "í dag" saman svo þið séuð viss um að það virki á símum eða tölvum allra. Verið einnig tilbúin til að hjálpa þeim sem eru kannski ekki eins tæknilega sterkir; sem betur fer eru flest tímaskráningarverkfæri frekar leiðandi.
Samið einnig um að þið fylgið upp oft í upphafi – t.d. getið þið eftir fyrstu vikuna stuttlega farið yfir hvort allir hafi skráð tíma sinn og hvort það séu spurningar eða vandamál. Upphafsþjálfunin og samræðurnar skapa öryggi. Þegar starfsmenn upplifa fyrst hversu auðvelt það er að skrá vinnutímann (sérstaklega með góðu kerfi) verður það fljótt eðlilegur hluti af vinnudeginum.
Nú eruð þið tilbúin að byrja fyrir alvöru. Setjið upphafsdagsetningu fyrir hvenær áframhaldandi vinnustundaskráning tekur gildi – til dæmis frá næsta mánudegi eða 1. næsta mánaðar. Gerið það ljóst að frá þeim degi skulu allir viðeigandi starfsmenn byrja að skrá vinnustundir sínar samkvæmt nýju starfsvenjunum ykkar. Það getur verið góð hugmynd að byrja aðeins áður en það verður í raun lögbundið, svo þið hafið aðlögunartímabil. Þannig getið þið náð að uppgötva og leyst hugsanleg smávandamál áður en það gildir fyrir alvöru.
Fyrstu vikurnar eftir upphaf ættið þið að fylgja eftir reglulega. Fylgist með því hvort allir skrá eins og þeir eiga að gera. Það getur gerst að einhverjir gleyma því í byrjun – sendið gjarna vinalega áminning, eða takið stutt spjall ef starfsmaður hefur gleymt að skrá í nokkra daga. Oft geta sjálfvirkar áminningar í kerfinu einnig hjálpað (ef lausnin ykkar hefur þann eiginleika). Notið eftirfylgnitímabilið til að laga ferlana ykkar: Ef þið uppgötvið að eitthvað í leiðbeiningunum er óljóst eða óhagnýtt, þá lagið það. Kannski kemur í ljós að vikuleg skráning hentar ykkur betur en daglega – eða öfugt, að það er auðveldast að gera það á hverjum degi eftir vinnu. Verið ekki hræddir við að laga, svo lengi sem þið haldið ykkur innan ramma laganna (munið, lágmarkskrafan er eins og áður segir að vinnustundir hvers dags séu skráðar, á einn eða annan hátt).
Eftir því sem vinnustundaskráningin gengur mun það verða venja fyrir alla. Gætið þess að viðurkenna það – hrósið til dæmis teyminu fyrir að hafa tekið nýja ferlið í notkun. Þið getið nú fundið fyrir öryggi í því að þið farið eftir lögbundnum kröfum og hafið jafnframt skapað gagnsæi um vinnustundir. Ef yfirvöld eða aðrir spyrja einhvern tíma um tímaskráningu ykkar getið þið með trausti sýnt fram á að þið hafið stjórn á því.
Innleiðing vinnustundaskráningar þarf alls ekki að vera eins flókin og hún kann að hljóma við fyrstu sýn. Með því að fylgja þessum fimm skrefum – skilja kröfuna, velja einfalda lausn, búa til skýrar leiðbeiningar, taka starfsmenn með og byrja vel – getur jafnvel lítið fyrirtæki fljótt náð tökum á lögboðinni skráningu vinnustunda. Lykillinn er að taka þetta skref fyrir skref og velja lausn sem gerir þetta auðvelt fyrir ykkur öll.
Tilbúinn fyrir einfalda lausn? EasyHours.is er þróað einmitt til að hjálpa litlum og meðalstórum fyrirtækjum að byrja með vinnustundaskráningu á nokkrum mínútum. Með EasyHours fáið þið notendavænt kerfi fyrir tímaskráningu sem uppfyllir allar lagakröfur – án óþarfa vandræða. Prófaðu EasyHours ókeypis í 30 daga og upplifðu hversu auðvelt það getur verið að gera vinnustundaskráningu að samþættum hluta af daglegu lífi ykkar. Þá eruð þið í öruggum höndum og getið einbeitt ykkur að því sem er mikilvægt fyrir ykkur, vitandi að tímaskráningin gengur skilvirkt og rétt í bakgrunni. Byrjið vel í dag – og náið tökum á vinnustundunum með bros!