Hvernig á að velja rétta tímaskráningarkerfið fyrir fyrirtækið þitt

Af EasyHours | 10. apríl 2025

Leiðbeiningar um að velja besta tímaskráningarkerfið sem hentar þörfum fyrirtækis þíns

Tags: tímaskráningarkerfi, tímaskráning, stafræn væðing, smáfyrirtæki

Að velja rétta tímaskráningarkerfið fyrir fyrirtækið þitt getur verið lykilatriði fyrir skilvirkni, starfsánægju og að uppfylla lagakröfur. Með öllum þeim möguleikum sem eru í boði á markaðnum getur þó verið erfitt að rata og finna nákvæmlega þá lausn sem hentar ykkar þörfum.

Í þessari grein leiðbeinum við þér í gegnum ferlið við að velja besta tímaskráningarkerfið. Við skoðum mikilvægustu viðmiðin sem þú ættir að huga að, algengar gildrur sem þú ættir að forðast, og hvernig þú finnur jafnvægið milli einfaldleika og virkni. Hvort sem þið eruð lítið fyrirtæki sem er að byrja með tímaskráningu í fyrsta skipti, eða stærri stofnun sem vill uppfæra núverandi kerfi, færðu hér hagnýt ráð til að taka réttu ákvörðunina.

Efnisyfirlit

• Hvers vegna er mikilvægt að velja rétta kerfið frá byrjun?
• 7 lykilviðmið þegar þú velur tímaskráningarkerfi
• Algengar villur og hvernig á að forðast þær
• Einfalt eða flókið tímaskráningarkerfi?
• Lokaorð – komdu vel af stað

Hvers vegna er mikilvægt að velja rétta kerfið frá byrjun?

Að velja rétta tímaskráningarkerfið frá byrjun er mikilvægt af nokkrum ástæðum. Í fyrsta lagi er tímaskráning ekki lengur val, heldur lagaleg krafa: Síðan 1. júlí 2024 þurfa allir vinnuveitendur að skrá vinnutíma starfsmanna. Rétta kerfið hjálpar fyrirtækinu þínu að uppfylla lögmál án óþarfa vandræða, því það tryggir áreiðanlega skráningu og geymslu gagna.

Í öðru lagi snýst þetta um langtíma skilvirkni. Ef þú fjárfestir í góðu kerfi núna, forðastu að þurfa að skipta síðar – ferli sem getur verið tímafrekt og dýrt. Vel heppnað kerfi gefur þér fljótt yfirlit yfir tíma, gerir launavinnslu auðveldari og losar um tíma fyrir mikilvægari verkefni.

Að lokum er notendavænleiki stór þáttur: Ef þú velur kerfi sem starfsmenn þínir geta auðveldlega notað (helst einfalda tímaskráningu í gegnum app eða vef), aukast líkurnar á að allir skrái tíma sinn rétt. Það skapar betri gögn og minni gremju. Í stuttu máli, rétta valið frá byrjun gefur hugarró, því þú ert bæði í samræmi við reglur og færð lausn sem virkar í daglegu lífi.

Ábending: Ef þið eruð alveg ný í stafrænni tímaskráningu, getið þið lesið okkar leiðbeiningar um 5 skref til að byrja með tímaskráningu til að fá áætlun fyrir innleiðinguna. Þar fáið þið hjálp til að komast vel af stað með nýja kerfið.

7 lykilviðmið þegar þú velur tímaskráningarkerfi

Þegar fyrirtækið þitt á að velja nýtt tímaskráningarkerfi eru nokkur mikilvæg viðmið sem þarf að huga að. Hér förum við yfir sjö lykilatriði sem geta hjálpað ykkur að taka rétta ákvörðun:

1. Notendavænleiki: Kerfið þarf að vera auðvelt í notkun fyrir alla starfsmenn – óháð tæknikunnáttu. Innsæi lausn með einfaldri hönnun tryggir að tímaskráning verði auðveldur hluti af daglegu lífi en ekki tímaþjófur. Hugsaðu um hvort kerfið sé til á íslensku, hvort valmyndirnar séu skýrar, og hvort það sé auðvelt að læra. Því notendavænlegra, þeim mun meiri líkur á að allir noti það rétt á hverjum degi.

2. Verð: Hugsaðu bæði um kaupverð og viðvarandi kostnað. Fyrir lítil og meðalstór fyrirtæki getur fjárhagsáætlunin verið takmörkuð, svo það snýst um að finna lausn sem uppfyllir ykkar þarfir án þess að sprengja bankann. Mundu að ódýrasta lausnin er ekki alltaf sú besta – ef ódýrt kerfi vantar mikilvæga eiginleika eða er erfitt í notkun getur það endað með að kosta meira í tímasóun og gremju. Berðu saman verð á mismunandi lausnum og athugaðu hvort verðið er per notanda, per mánuð, eða hugsanlega einskiptisleyfi.

3. Farsímaaðgangur: Í dag fer mikil vinna fram á ferðinni eða utan skrifstofu. Gakktu úr skugga um að velja kerfi með app fyrir tímaskráningu eða farsímavæna vefsíðu, svo starfsmenn geti skráð tíma frá snjallsíma eða spjaldtölvu. Farsímaaðgangur gerir starfsmönnum auðvelt að "stimpla inn og út" hvort sem þeir eru á skrifstofunni, heima eða í viðskiptaheimsókn. Það eykur líkurnar á að tíminn sé skráður í rauntíma og rétt, frekar en að maður þurfi að muna það seinna.

4. Gagnageymsla og öryggi: Tímaskráningarkerfi þarf að geyma gögnin ykkar á tryggan hátt. Samkvæmt lagakröfum þarf að geyma upplýsingar um vinnutíma í allt að nokkur ár, svo kerfið ætti að geta séð um langtíma gagnageymslu. Kannaðu hvar gögn eru geymd – er það í skýinu á öruggum netþjóni? – og hvort birgirinn uppfyllir GDPR og aðra öryggisstaðla. Þú vilt hafa áreiðanlegt kerfi sem tapar ekki gögnum og verndar persónulegar upplýsingar starfsmanna.

5. Skýrslugerð: Góðir skýrslumöguleikar eru nauðsyn. Þið þurfið að geta auðveldlega dregið út skýrslur um vinnutíma fyrir tiltekið tímabil, bæði til að athuga samræmi (t.d. fylgni við 48 tíma regluna) og til að nota gögn fyrir laun, reikninga eða framleiðnigreiningar. Veldu kerfi þar sem þú getur með fáum smellum búið til skýrar skýrslur yfir tíma starfsmanna, yfirvinnu, frí o.s.frv. Bónus er ef þú getur sérsniðið skýrslur eða flutt út gögn í Excel/PDF eftir þörfum.

6. Stuðningur og hjálp: Tækni á að virka, en mikilvægt er að hafa hjálp við höndina ef spurningar eða vandamál koma upp. Athugaðu hvaða stuðningur er í boði: Er íslenskur stuðningur? Símastuðningur, spjall eða tölvupóstur? Hversu hratt svara þeir? Sérstaklega í byrjun gætuð þið þurft smá aukahjálp við uppsetningu eða notkun kerfisins. Birgir með góða þjónustu við viðskiptavini getur gert allan mun á því hvort innleiðingin verður jákvæð upplifun. Lestu gjarnan umsagnir frá öðrum viðskiptavinum um stuðningsupplifunina.

7. Samþætting við önnur kerfi: Tímaskráning virkar sjaldan ein og sér. Það getur sparað ykkur mikla handavinnu ef kerfið getur samþættst við önnur kerfi ykkar – til dæmis launakerfi, bókhaldskerfi eða verkefnastjórnunartæki. Með góðri samþættingu geta skráðir tímar sjálfkrafa flust yfir í launagreiðslu eða reikninga, svo þið sleppið við tvöfalda innslátt. Hugsaðu um forritin sem þið notið nú þegar í fyrirtækinu og kannaðu hvort tímaskráningarkerfið geti talað við þau. Það gefur straumlínulagðari vinnuflæði og færri villur.

Algengar villur og hvernig á að forðast þær

Þegar fyrirtæki velja tímaskráningarkerfi í fyrsta sinn sjáum við nokkrar dæmigerðar villur endurtaka sig. Hér eru nokkrar gildrur og ráð til að forðast þær:

• Að einblína of mikið á verð: Auðvitað þarf fjárhagurinn að ganga upp, en passaðu þig á að velja ekki bara ódýrustu lausnina. Algeng villa er að velja ókeypis eða mjög ódýrt kerfi sem reynist erfitt í notkun eða vantar nauðsynlega eiginleika. Lausnin er að horfa á heildarmyndina – vertu tilbúinn að borga fyrir gæði ef það sparar tíma og vesen til lengri tíma.

• Að velja of flókið kerfi: Sum fyrirtæki enda með allt of háþróað kerfi því þau hugsa "því fleiri eiginleikar því betra". En ef kerfið er of umfangsmikið getur það virkað ógnvekjandi eða yfirþyrmandi fyrir notendur. Niðurstaðan verður sú að starfsmenn nota kannski ekki alla fínu eiginleikana – eða enn verra, forðast kerfið algjörlega. Forðastu þessa villu með því að passa flækjustig kerfisins við raunverulegar þarfir ykkar. Oft er einfaldari lausn best fyrir minni fyrirtæki (meira um þetta hér að neðan).

• Að taka ekki starfsmenn með í ráðum: Það er stór villa að taka ákvörðunina á lokuðu skrifstofu án inntaks frá þeim sem eiga að nota kerfið daglega. Ef starfsmönnum finnst nýtt kerfi vera "þröngvað upp á sig" getur myndast mótstaða. Þú forðast þetta með því að taka starfsmenn með í ferlið snemma – t.d. með því að fá endurgjöf um notendavænleika í ókeypis prufutímabili. Þannig færðu samþykki þeirra og þeim finnst þeir eiga hlut í lausninni.

• Ekkert prufutímabil eða prófun: Að kaupa köttinn í sekknum er áhættusamt. Algeng villa er að koma kerfi í gang án þess að hafa prófað það almennilega fyrst. Sem betur fer bjóða flestir birgjar upp á ókeypis prufu eða kynningu. Notaðu hana! Leyfðu nokkrum starfsmönnum að prófa kerfið í raun í viku eða tvær. Þá uppgötvið þið hugsanlegar áskoranir áður en þið hafið bundið ykkur of mikið. Prufutímabilið gefur líka tækifæri til að stilla uppsetningu, búa til leiðbeiningar og tryggja að þið hafið valið rétt áður en endanleg fjárfesting fer fram.

• Að gleyma framtíðinni: Kannski eruð þið með fáa starfsmenn núna, en hvað með eftir nokkur ár? Villa er að velja lausn sem ekki er hægt að stækka eða aðlaga að þróun fyrirtækisins. Hugsaðu því líka um framtíðarþarfir: Getur kerfið séð um ef þið tvöfaldið fjölda starfsmanna? Er hægt að kaupa nýja eiginleika ef þarfirnar vaxa? Með því að hugsa fram í tímann tryggið þið að kerfið geti fylgt fyrirtækinu ykkar og þið forðist að þurfa að skipta aftur eftir stuttan tíma.

Með því að vera meðvitaður um þessi atriði getið þið siglt framhjá verstu gildrunum. Þetta snýst um að vera raunsær, gefa sér tíma til að kanna markaðinn og taka þá með sem eiga að nota lausnina. Þá standið þið sterkari í vali ykkar á tímaskráningu frá byrjun.

Einfalt eða flókið tímaskráningarkerfi?

Markaðurinn býður allt frá algjörlega einföldum öppum upp í mjög háþróuð tímaskráningarkerfi. En hvaða tegund hentar best litlu eða meðalstóru fyrirtæki?

Oftast fá lítil fyrirtæki mesta virði úr einföldum kerfum. Einföld lausn einbeitir sér að því sem skiptir máli – auðveld tímaskráning vinnutíma – án fullt af auka (og hugsanlega ruglingslegu) eiginleikum. Það þýðir venjulega lægri kostnað, hraðari innleiðingu og notendavænlegri upplifun. Starfsmenn geta fljótt kynnst kerfinu og þið komist fljótt af stað með að skrá tíma rétt.

Flóknari lausnir miða oft að stórum fyrirtækjum með flóknar þarfir: Þær geta innihaldið allt frá verkefnastjórnun, vaktaáætlun, mannauðseiningar, samþættingu við mörg mismunandi kerfi o.s.frv. Það getur verið freistandi að velja "Rolls Royce" lausn, en fyrir lítið fyrirtæki getur það verið eins og að skjóta spörfuglum með fallbyssu. Þið eruð í hættu á að borga fyrir eiginleika sem þið notið aldrei og kerfið getur verið erfiðara í viðhaldi.

Þess vegna: Verið heiðarleg um þarfir ykkar. Ef þið þurfið aðallega að halda utan um komur og brottfarir og tryggja að enginn vinni of mikið, þá er einföld tímaskráningarlausn líklega nóg. Þið getið alltaf uppfært síðar ef þörfin kemur upp. Byrjið einfalt – það mikilvægasta er að þið byrjið með tímaskráningu, uppfyllið lagakröfur og fáið þá kosti sem stafræn tímaskráning gefur í daglegu lífi.

(Lestu gjarnan grein okkar um kosti stafrænnar lausnar til að sjá hvað þið fáið nákvæmlega út úr því að hætta með pappír og Excel.)

Lokaorð – komdu vel af stað

Að velja rétta tímaskráningarkerfið krefst smá undirbúnings, en það borgar sig fljótt til baka í formi auðveldari stjórnunar, ánægðari starfsmanna og öruggrar fylgni við vinnuverndarlög. Hugsaðu til lengri tíma og finndu lausn sem hentar fyrirtækinu þínu bæði í dag og á morgun. Þegar þið hafið íhugað viðmið eins og notendavænleika, verð, farsímaaðgang, gagnageymslu, skýrslugerð, stuðning og samþættingu – auk þess að forðast dæmigerðar gildrur – eruð þið vel í stakk búin til að taka rétta ákvörðun.

Og hvað svo núna? Ef þið leitið að einföldu og skilvirku tímaskráningarkerfi er EasyHours augljóst val. EasyHours uppfyllir öll nefnd viðmið á notendavænlegan hátt og er þróað með þarfir lítilla og meðalstórra fyrirtækja í huga. Byrjaðu ókeypis prufutímabil þitt hjá EasyHours.is í dag og upplifðu hversu auðvelt það getur verið að halda utan um vinnutíma – þá eruð þið fljótt í gangi og fullkomlega í samræmi við reglur án vandræða. Við erum tilbúin að hjálpa ykkur að komast vel af stað!