Loading...
Eftir EasyHours | 5. apríl 2025
Leiðbeiningar um afleiðingar þess að skrá ekki vinnutíma
Merki: vinnutímaskráning, lagakröfur, ESB-reglur, vinnutími, hvíldartími, tímaskráning, íslensk löggjöf
Hvernig hefur það áhrif á fyrirtækið þitt ef þið frestuð eða hunsuð kröfuna um vinnutímaskráningu? Í þessari bloggfærslu skoðum við afleiðingarnar – lagalegar, efnahagslegar og praktískar – af því að skrá ekki vinnutíma. Frá 1. júlí 2024 hafa allir vinnuveitendur þurft að skrá vinnutíma starfsmanna sinna, og brot á vinnutímalögum geta leitt til alls frá sektum til skaðabótakrafna. Við útskýrum þetta allt á rólegum og fræðandi hátt án óttaherferða, gefum dæmi um möguleg atburðarás og sýnum ykkur örugga lausn sem fjarlægir áhættuna og sparar tíma.
Þann 1. júlí 2024 tók ný lög um vinnutímaskráningu gildi á Íslandi. Það þýðir að allir vinnuveitendur verða að hafa hlutlægt, áreiðanlegt og aðgengilegt kerfi til að skrá daglegan vinnutíma starfsmanna sinna. Tilgangur laganna er að tryggja að farið sé að vinnuumhverfisreglum um t.d. daglegar hvíldartímabil og 48 stunda vinnuvikumörk, auk þess að skapa gagnsæi um vinnutímann. Krafan gildir um nánast alla starfsmenn – aðeins fáir sjálfstjórnandi æðstu starfsmenn geta verið undanþegnir og það þarf þá að koma fram í samningnum. Fyrir flest lítil og meðalstór fyrirtæki þýðir þetta að þau verða að innleiða einhvers konar tímaskráningu ef þau eru ekki þegar með það. Lestu meira um sérstakar lagakröfur um vinnutímaskráningu.
Yfirvöld (t.d. Vinnueftirlit ríkisins) hafa eftirlit með því að reglum sé fylgt. Skortur á tímaskráningu í sjálfu sér hefur enga sérsniðna sektarviðurlög í lagatextanum, en það setur fyrirtækið í viðkvæma stöðu: Án skráningar hafið þið enga skjölun á því að þið fylgið reglunum. Í reynd getur það leitt til þess að maður brjóti óvart gegn vinnutimareglunum - eða geti ekki sannað sakleysi sitt ef það er haldið fram. Hér að neðan förum við yfir ýmsar afleiðingar þess að hunsa eða fresta kröfunni um tímaskráningu.
Ef þið fylgið ekki lagakröfunni um vinnutimaregistrering getur það haft lagalegar afleiðingar. Þegar í stað hefur Vinnueftirlit ríkisins áherslu á nýju kröfuna og vinnuveitandi sem getur ekki skjalfest vinnutíma starfsmanna á á hættu að verða fyrir viðurlögum. Í fyrstu geta yfirvöld komið með viðvaranir eða fyrirmæli - t.d. fyrirmæli um að innleiða kerfi innan frests. Ef þessu er hundsað, eða bein brot á vinnutimareglunum uppgötvast (eins og hvíldartímareglum eða 48 klukkustunda mörkunum), getur Vinnueftirlit ríkisins lagt á sektir. Í versta falli geta þau jafnvel krafist þess að fyrirtækið hætti rekstri tímabundið þar til vandamálin eru leyst.
Samkvæmt vinnuumhverfislöggjöfinni er hægt að refsa brotum á hvíldar- og vinnutimareglunum með sektum og í öfgatilfellum fangelsi (allt að 2 ár) fyrir grófari, vísvitandi brot. Það skal undirstrikað að fangelsisrefsingar eru afar sjaldgæfar og aðeins viðeigandi í mjög alvarlegum tilfellum - en það sýnir að löggjafinn lítur alvarlega á þetta svið. Sektir eru nánari áhætta: þær geta verið mismunandi eftir umfangi brotsins og stærð fyrirtækisins. Í málum um brot á hvíldartímareglum starfar Vinnueftirlit ríkisins með staðlaðar sektir, þar sem grunnupphæðin er venjulega um 20.000–45.000 kr. á hvert brot. Ef fleiri starfsmenn hafa orðið fyrir áhrifum, eða eru þyngri aðstæður, getur sektarstigið aukist enn frekar - hugsanlega hlaupið upp í mjög háar upphæðir. Í sérstaklega alvarlegum tilfellum með mörg endurtekin brot gætu heildarsektirnar í orði kveðnu náð milljónum króna, þó að fæst lítil og meðalstór fyrirtæki vonandi komist aldrei nálægt því stigi.
Önnur lagaleg afleiðing er skaðabótaábyrgð gagnvart starfsmönnum. Reglur um vinnuumhverfi og vinnutíma veita starfsmönnum rétt til bóta ef reglurnar eru brotnar. Ef starfsmaður getur sannað (eða bara haldið fram) að hafa unnið umfram löglegu mörkin og þið getið ekki hrakið það vegna skorts á skráningu, getur dómstóllinn dæmt starfsmanninum bætur. Venjulega eru slíkar bætur í stærðargráðunni 3.300.000–6.600.000 krónur á hvern starfsmann, allt eftir alvarleika brotsins. Dæmi: Í tilteknu máli varðandi 48 klukkustunda regluna þurfti vinnuveitandi að greiða 3.300.000 krónur til starfsmanns sem hafði unnið of margar klukkustundir á 4 mánaða tímabili. Sem vinnuveitandi berð þú ábyrgð á því að tryggja að hver starfsmaður fari ekki yfir þessi mörk, svo ef það gerist er það vinnuveitandinn sem ber ábyrgðina. Án áreiðanlegs tímaskráningarkerfis getur verið ómögulegt að skjalfesta að reglurnar séu virtar – og þá stendur maður mjög veikt lagalega séð.
Þegar lögum er ekki fylgt hefur það einnig áhrif á botnlínuna. Efnahagslegar afleiðingar vegna skorts á tímaskráningu tengjast náið þeim lagalegu: Sektir frá yfirvöldum og bætur/skaðabætur til starfsmanna þarf að greiða af fyrirtækinu og geta orðið kostnaðarsamt mál. Jafnvel minni sektir (t.d. 2.600.000-6.600.000 krónur) geta fundist fyrir lítið fyrirtæki, og ef margir starfsmenn verða fyrir áhrifum geta upphæðirnar farið úr böndunum. Til viðbótar við sektina sjálfa koma hugsanlegur málskostnaður – tími og peningar sem varið er í að takast á við fyrirmæli, málsókn eða samningaviðræður við stéttarfélög. Auðlindir sem hefðu getað verið nýttar betur í viðskiptunum eru þess í stað bundnar í slökkvistörfum.
Skortur á vinnutímaskráningu getur einnig óbeint leitt til efnahagslegs taps. Ef þið hafið ekki stjórn á klukkustundunum áhættið þið villur í launagreiðslum – t.d. að of lítið sé greitt í yfirvinnulaun (sem getur leitt til krafna um eftirgreiðslu síðar), eða að þið greiðið of mikið vegna þess að enginn hefur yfirsýn. Hvort tveggja er dýrt til lengri tíma litið. Að auki getur skortur á góðu kerfi gert það erfiðara að hagræða vinnuferlum og nýta tíma starfsmanna á skilvirkan hátt. Án gagna um vinnutíma missir stjórnendur mikilvægan grundvöll til að skipuleggja auðlindir á sem bestan hátt, sem getur haft áhrif á framleiðni.
Að lokum ætti maður ekki að vanmeta mjúku efnahagslegu afleiðingarnar eins og tap á orðspori. Ef fyrirtæki brýtur ítrekað gegn vinnustundarreglum eða verður þekkt fyrir að gæta ekki vinnuumhverfis starfsmanna sinna getur það skaðað vörumerkið og gert það erfiðara að laða að bæði viðskiptavini og hæfileika. Í greinum með mikla stéttarfélagsþátttöku getur skortur á skráningu einnig leitt til fleiri deilna við stéttarfélögin, sem oft endar með dýrum sáttum eða málaferlum. Allt í allt getur "sparnaðaraðgerð" með því að fresta tímaskráningu reynst mjög dýr þegar allar afleiðingarkostnaðir eru teknir með í reikninginn.
Fyrir utan löng arma laganna og efnahagsmálin eru ýmsar hagnýtar afleiðingar af því að innleiða ekki tímaskráningu. Fyrst og fremst stendur maður án skjölunar á vinnustundum starfsmanna. Það kann að hljóma óhlutbundið, en hugsaðu um aðstæður þar sem skjölun er afgerandi: til dæmis ef starfsmaður slasast í vinnunni. Í vinnuslysamáli getur verið mikilvægt að geta sýnt fram á hvenær og hversu lengi viðkomandi hefur unnið, bæði vegna trygginga og til að ákvarða hvort vinnuumhverfisreglur (eins og hvíldartími) hafi verið virtar fram að slysinu. Ef þið hafið enga skráningu stendið þið illa að vígi til að sanna að þið hafið ekki þrýst á starfsmanninn út fyrir sanngjarnar mörk. Ófullnægjandi skjölun getur þannig versnað niðurstöðu málsins fyrir fyrirtækið eða tafið málsmeðferðina.
Annað hagnýtt vandamál er að án kerfis áhættið þið innri ágreiningi og óvissu. Starfsmenn geta orðið í vafa um hvernig þeir eigi að skrá tíma sinn – eða hvort þeir fái yfirleitt rétt laun fyrir yfirvinnu. Það getur skapað gremju og vantraust ef ekki eru skýrar línur. Smá misskilningur um vinnustundir getur vaxið án sameiginlegs viðmiðunarstaðar. Til dæmis getur starfsmaður talið sig hafa unnið meira en samið var um á meðan stjórnendur eru kannski ekki meðvitaðir um það – án skráningar endar slík staða auðveldlega í átökum eða óánægju sem hefði mátt forðast.
Að auki getur skortur á tímaskráningu skapað rekstrarlegar áskoranir í daglegu starfi. Skipulagning starfsfólks, frís, yfirvinnu o.fl. verður erfiðari án sameinaðs kerfis. Þið eyðið tíma í handvirk verkefni vegna þess að þið hafið enga sjálfvirka leið til að safna gögnum. Það getur verið freistandi að halda áfram "eins og við gerum venjulega" og halda að það muni ganga upp – en oft endar maður með að eyða meiri tíma í að fikta við tímaskrár, Excel-skjöl eða eftirá rökstuðning en það myndi taka að koma snjöllu kerfi í gang. Með öðrum orðum: Án tímaskráningarkerfis eruð þið í hættu á bæði óreiðu og tímasóun í stjórnsýslu, sem er praktísk hindrun fyrir skilvirkan vinnudag.
Við skulum skoða nokkrar áþreifanlegar aðstæður sem sýna afleiðingarnar af því að fylgja ekki vinnustundareglunum og kröfunni um skráningu:
Sekt og fyrirmæli frá yfirvöldum: Ímyndaðu þér að Vinnueftirlit ríkisins komi í heimsókn. Þið hafið ekki kerfi og kemst í ljós að nokkrir starfsmenn vinna án þess að fá skráðan tíma sinn. Yfirvaldið getur t.d. gefið fyrirmæli um að innleiða tímaskráningu strax og jafnframt gefið út sekt fyrir brot á vinnustundareglum. Sektin fer eftir aðstæðum, en jafnvel minniháttar fyrsta brot getur kostað t.d. 20-30.000 kr. í sekt. Ef þið leiðréttið hratt, komist þið kannski upp með aðeins fyrirmæli og leiðbeiningar – en það er samt stressandi og truflandi upplifun sem auðvelt hefði verið að forðast.
Skaðabótakrafa frá starfsmanni (48 stunda reglan): Starfsmaður hefur verið upptekinn og heldur því fram eftir nokkra mánuði að hann hafi oft unnið meira en 48 stundir á viku að meðaltali. Vegna þess að það er engin kerfisbundin skráning hjá ykkur getið þið ekki framvísað nákvæmum tímaskrám. Starfsmaðurinn leitar til stéttarfélags síns, sem hjálpar til við að gera kröfu um bætur fyrir brot á 48 stunda reglunni. Í slíkri deilu mun dómstóllinn venjulega taka orð starfsmannsins á nafnvirði ef fyrirtækið skortir skjöl. Það getur endað með því að þið þurfið að greiða 25.000 kr. til starfsmannsins í bætur fyrir það tímabil sem þið getið ekki sannað. Jafnframt fáið þið skilaboð um að koma á kerfi svo það endurtaki sig ekki. Hvað sem því líður eru 25.000 kr. umtalsverð upphæð – og peningarnir hefðu líklega getað fjármagnað tímaskráningarkerfi margfalt.
Slæm mál við vinnuslys: Óheppinn dagur verður vinnuslys í verkstæðinu þar sem starfsmaður slasast alvarlega seint um daginn. Vinnueftirlit og tryggingafélag rannsaka málið. Þau biðja um skjöl um vinnutíma hins slasaða fyrir slysið, m.a. til að sjá hvort 11 stunda hvíldarreglan hafi verið virt fyrra sólarhringinn. Þar sem þið hafið ekki haldið vinnutímaskráningu getið þið ekki lagt fram skjöl. Síðar kemur í ljós að starfsmaðurinn hafði unnið til seint kvölds daginn áður og mætt snemma aftur – hugsanlega í bága við hvíldarreglur. Skortur á gögnum gerir það erfitt að hrekja þetta og getur leitt til strangari mats á ábyrgð ykkar. Í versta falli getur tryggingafélagið lækkað bæturnar eða Vinnueftirlitið gefið aukaviðurlög fyrir brot á hvíldarreglum, ofan á þá sorglegu stöðu sem þegar er fyrir hendi. Hefðuð þið haft skipulega skráningu hefðuð þið annað hvort getað komið í veg fyrir brotið – eða sannað að þið fylgduð í raun reglunum.
Stjórnunarleg ringulreið og tímaspill: Í öruggri minni fyrirtæki án tímaskráningar reynið þið að halda utan um vinnutíma með trausti og heimatilbúnum lausnum. Með tímanum hafa mismunandi starfsmenn mismunandi samkomulag: sumir senda tíma í tölvupósti, aðrir skrifa þá niður á pappír. Þegar eldri starfsmaður fer í frí uppgötvið þið að enginn hefur skráð aukatímana sem hún lagði inn fyrir frí. Þið verðið að eyða heilum degi í að endurbyggja stundaskrá hennar með því að grafa í gömlum dagatölum og verkefnisathugasemdum. Á sama tíma er annar starfsmaður óánægður því hann telur sig ekki hafa fengið rétta yfirvinnugreiðslu fyrir síðasta mánuð. Allt þetta leiðir til streitu og aukavinnu fyrir stjórnendur. Þetta er dæmi um hvernig skortur á kerfi sparar tíma hér-og-nú en kostar tíma og höfuðverk síðar. Stafrænt kerfi hefði gefið sameiginlegt yfirlit og útrýmt þessum óvissum.
Þessar aðstæður sýna að afleiðingarnar geta verið bæði lagalegar, fjárhagslegar og praktískar. Sem betur fer er margt sem hægt er að gera til að forðast að lenda í slíkum aðstæðum. Lykillinn er að byrja á vinnuíðskráningu á snjallan hátt – og helst áður en eldurinn kviknar.
Það jákvæða er að lausnin á ofangreindum áskorunum er einföld: Komið á áreiðanlegri tímaskráningu og skýrri stefnu í kringum hana. Ef þið eruð óviss um hvernig þið eigið að taka á þessu, þá er hjálp í boði. Hér eru nokkur úrræði og ráð til að komast vel af stað:
Fáið yfirsýn yfir reglurnar: Byrjið á að kynna ykkur það mikilvægasta um lagakröfuna. Við höfum safnað saman dæmigerðum spurningum og svörum í okkar FAQ um vinnuíðskráningu – þar finnið þið upplýsingar um hverjir eru í skilgreiningunni, hvað á að skrá og hvernig þið geymið gögn o.fl. Sjáið einnig leiðbeiningar okkar um lögboðna tímaskráningu fyrir heildaryfirsýn. Því betur sem þið skilið reglurnar, því öruggari getið þið siglt í þeim.
Leiðbeiningar um að komast af stað: Það þarf ekki að vera erfitt að innleiða tímaskráningu. Lesið leiðbeiningar okkar Svona komist þið af stað með tímaskráningu, sem útskýrir skref fyrir skref hvernig þið innleiðið kerfi á vinnustaðnum ykkar. Leiðbeiningarnar ná yfir allt frá vali á lausn, þátttöku starfsmanna, til þess hvernig þið búið til einfalda tímaskráningarstefnu fyrir fyrirtækið. Með áætlun í höndunum forðist þið óvæntar uppákomur.
Veljið rétta kerfið: Það eru margar leiðir til að skrá tíma – frá einföldum töflureiknum til háþróaðra stafræna kerfa. Valið fer eftir þörfum ykkar. Í bloggfærslunni Svona veljið þið rétta tímaskráningarkerfið förum við yfir kosti og galla mismunandi lausna. Íhugið þætti eins og notendavænleika, möguleika á samþættingu við launakerfi, farsímaforrit fyrir starfsmenn o.s.frv. Gott kerfi á að gera það auðvelt fyrir alla að skrá tíma reglulega, svo það verði ekki byrði í daglegu lífi.
Taktu starfsmenn með: Mundu að upplýsa og fræða starfsmenn þína þegar þú innleiðir tímaskráningu. Gerðu það ljóst að tilgangurinn er ekki eftirlit fyrir eftirlits sakir, heldur að þetta er lagaleg krafa og trygging fyrir réttindi þeirra (sem það líka er). Taktu gjarna umræðu um hvernig tímaskráning getur gefið öllum betra yfirlit yfir vinnutíma og tryggt t.d. rétta yfirvinnugreiðslu. Þegar starfsmenn skilja tilganginn og finna fyrir því að þeir eru heyrðir, gengur innleiðingin auðveldara.
Með því að nota ofangreind úrræði og ráð getið þið tiltölulega fljótt náð tökum á tímaskráningunni. Mörg fyrirtæki eru þegar byrjuð – og því fyrr sem þið komist með á vagninn, því meira komið þið í veg fyrir hættuna á þeim óþægilegu afleiðingum sem við lýstum áðan.
Að lokum er það þess virði að nefna að þið þurfið ekki að standa ein með þetta verkefni. EasyHours er búið til einmitt til að hjálpa fyrirtækjum eins og ykkar örugglega í gegnum þessa umbreytingu. EasyHours býður upp á notendavænt tímaskráningarapp sem uppfyllir allar lagakröfur sjálfkrafa. Með EasyHours geta starfsmenn auðveldlega skráð vinnutíma sinn í gegnum tölvu eða snjallsíma, og þið sem vinnuveitendur fáið fullkomið yfirlit. Kerfið sendir jafnvel viðvaranir ef einhver er að fara yfir hvíldartíma- eða 48 klukkustunda reglurnar, svo þið getið gripið inn í tíma og haldist á réttri hlið laganna – án streitu og án þess að þurfa að fylgjast með handvirkt.
Með því að velja lausn eins og EasyHours fjarlægið þið áhættuna á sektum og lagalegum vandamálum. Þið sparið líka tíma í stjórnsýslunni: ekki fleiri handvirkar innsláttur í Excel eða gleymd seðlar. Allt verður skráð sjálfkrafa og örugglega geymt í skýinu í tilskilin 5 ár, tilbúið til skjölunar ef það ætti einhvern tíma að verða nauðsynlegt. Á sama tíma fáið þið dýrmæt gögn sem þið getið notað til að hagræða rekstrinum og tryggja ykkur að tími starfsmanna sé notaður rétt. Það gefur hugarró fyrir bæði stjórnendur og starfsmenn.
Aðgerðarkall: Eruð þið tilbúin að gera vinnustundaskráningu auðvelda og áhyggjulausa? Þá látið EasyHours hjálpa ykkur vel á veg. Farið inn á EasyHours til að lesa meira og fá ókeypis prufutímabil. Þið eruð líka velkomin til að hafa samband við okkur fyrir óbindandi spjall – við stöndum tilbúin til að ráðleggja og sjá til þess að þið komist örugglega í mark með nýju tímaskráningarlögin. Með EasyHours sem samstarfsaðila getið þið með tryggu hugarró einbeitt ykkur að því sem þið gerið best, vitandi að vinnustundir eru skráðar rétt og að þið farið eftir lögunum til punkts og priks. Gerið þetta auðvelt fyrir ykkur sjálf – og byrjið með EasyHours í dag!